Часто задаваемые вопросы

Часто задаваемые вопросы

ERPLY Books

Обслуживание клиентов

support@erplybooks.com
+372 668 8961

Поддержка клиентов в Латвии

latvia@erplybooks.com

Поддержка клиентов в Литве

lithuania@erplybooks.com

 

Должен ли я подписывать контракт с ERPLY Books?

Контракт будет подписываться (устный или письменный), если вы зарегистрируйтесь на платный план. Вы можете изменить стоимость плана, когда захотите, связавшись с нами.

 

Какие страны поддерживают ERPLY Books?

ERPLY Books доступны везде, где есть доступ к интернету. Например, вы можете использовать ERPLY Books на английском, эстонском, русском, немецком, финском, датском, литовском, испанском, французском, латышском, греческом, хинди и китайском языке. Это также включает варианты импорта банковских выписок для EU, AU, CA, US, ZA и большинства MX.

 

Как начать использовать ERPLY Books?

Во-первых, вам нужно будет создать аккаунт и добавить пользователей. Если вы хотите начать с самого начала или продолжать выполнять свой учет, то вложение данных организации является единственным обязательным действием. Кроме того, у вас есть возможность перенести любые предыдущие учетные данные в ERPLY Books.

 

Как импортировать данные из моего предыдущего программного обеспечения для учета в ERPLY Books?

Если у вас есть необходимые данные в файле Excel, вы можете просто скопировать и вставить их в ERPLY Books. Кроме того, смотрите больше в этом видео.

 

Может ли мой аккаунт ERPLY Books иметь несколько пользователей?

Да, вы можете добавить пользователей из модуля «Настройки» -> «Пользователи», добавив адрес электронной почты пользователя, назначив роль пользователю и, как альтернатива, связав его с местоположением организации или любым другим проектом. После добавления пользователя он должен зарегистрироваться в качестве пользователя ERPLY Books, чтобы получить доступ к организации.

 

Может ли один пользователь иметь несколько организаций?

Да, вы можете добавить организацию, нажав на название текущей организации и выбрав добавить организацию.

 

Можете ли вы использовать ERPLY Books в планшете?

Да, ERPLY Books доступны с планшета или смартфона. Вам необходимо загрузить приложение «ERPLY Books» из магазина Google Play или iTunes, чтобы использовать его на мобильных устройствах. Там есть все необходимые функции для управления вашим учетом, но по-прежнему не столь исчерпывающие, как компьютерная версия.

 

Какие клавишные комбинации быстрого вызова можно использовать в ERPLY Books?

Для сохранения используйте Ctrl / команда + s

Если вы хотите удалить (если вы выбрали строку из таблицы): Ctrl / команда + d

Перенаправление на панель: Ctrl / команда + m

 

Как работает ERPLY Books?

Чтобы сделать ERPLY Books доступными для всех, даже людей без глубоких знаний бухгалтерского учета, мы создали ее на основе повседневной бухгалтерской деятельности (например, при продаже продуктов или услуг вам нужно просто создать счет-фактуру и дать системе автоматически создавать необходимые записи). Такая же ситуация применяется при покупке продуктов или услуг. Если вы правильно настроили аккаунт организации и используете все нужные модули для всех видов деятельности, вам не нужно беспокоиться о записях — они будут созданы автоматически после сохранения вашей деятельность.

 

Вам необходимо заранее настроить сопоставление счетов, чтобы ERPLY Books мог выбрать правильные счета при создании автоматических записей. Если вы используете наш настроенный План Счетов, то для вас уже было выполнено сопоставление счетов. Если вы хотите использовать свой предыдущий План Счетов, то его следует сначала добавить в аккаунт вашей организации, и вам нужно будет проверить, есть ли у системных счетов в ERPLY Books правильный счет из вашего Плана Счетов. Чтобы проверить это, откройте «Настройки»> «Начальные данные»> «Системные счета».

 

В каком формате можно сохранять и печатать отчеты?

Вы можете загружать все отчеты в следующих форматах: PDF, .xlsx, .csv и .html.

 

Как получить файл резервной копии для моих данных?

ERPLY Books автоматически создают резервные копии. Если вы хотите загрузить свои собственные копии, вам придется загружать отдельные CSV-файлы из отдельных отчетов.

 

Как создавать и использовать ссылочные номера?

Вы можете добавить ссылочный номер контакту на карточке контакта. Перейдите в раздел «Доходы» (или «Покупки и Расходы»)> «Контакты», отметьте соответствующий контакт, нажмите «Контактный лист» и «Создать новый» ссылочный номер. Номера ссылок отображаются по умолчанию в счетах-фактурах и транзакциях, которые производятся с использованием ссылочного номера, чтобы автоматически связать номер с соответствующим счетом-фактурой и / или контактом в Импорте Банка.

 

Что делать, если в ERPLY Books нет необходимых функций?

Не впадайте в отчаяние! Обратитесь в нашу службу поддержки support@margn.com, чтобы мы могли посоветовать и помочь вам в течение определенного периода времени.

 

Как сделать копию документа?

В модуле «Отчеты» -> «Счета-фактуры Продажи / Покупки» вы можете выбрать элемент и нажать «Копировать». Если вы хотите сделать копии нескольких счетов-фактур (например, повторяющиеся счета-фактуры), тогда действуйте соответственно — выберите соответствующие счета-фактуры (удерживая клавишу ctrl) и нажмите «Копировать».

 

Что такое Артикулы Покупки и Продажи?

Артикулы Покупки и Продажи определяют все, что вы покупаете и / или продаете. Чтобы создать и сохранить счет-фактуру, вы должны добавить правильные артикулы (а не только счета). Чтобы отредактировать или добавить Артикулы Покупки и Продажи, перейдите в модуль Доходы (или Покупки и Расходы) -> Артикулы Покупки и Продажи. Вы также можете добавить счет доходов и / или расходов к всем артикулам, если это необходимо.

 

Как записать Основные Средства в ERPLY Books?

Основные Средства могут быть добавлены или приобретены в модуле «Покупки и расходы» -> «Счета-фактуры за покупку» («Добавить новый») -> «Покупка Основных Средств». Все приобретенные основные средства видны из модуля Учет -> Основные Средства или рассматриваются отдельно как Артикулы в рамках модуля «Доходы» (или «Покупки и Расходы») -> «Артикулы Покупки и Продажи». Важно добавить правильный срок службы (в месяцах) ко всем Основным Средствам. Чтобы рассчитать амортизацию, перейдите в «Учет» -> «Рассчитать амортизацию».

 

Могу ли я отправлять счета-фактуры из ERPLY Books?

Да, можно, как копировать, так и отправлять счета-фактуры. Просто выберите соответствующие счета-фактуры, в разделе «Больше» нажмите «Копировать» и выберите «Отправить». NB! Важно, чтобы эта функция работала правильно, необходимо чтобы все контакты имели адрес электронной почты, добавленный в контактный лист.

 

Могу ли я создавать свои собственные счета-фактуры?

Их невозможно создать самостоятельно, но мы можем сделать это за вас. Просто опишите нам результат или необходимые изменения, и мы создадим для вас подходящую форму. Согласно нашему прайс-листу, за эту услугу может взиматься дополнительная плата. Незначительные изменения бесплатны.

 

Как улаживать свой банковский счет с ERPLY Books?

ERPLY Books имеют две функции для управления банковскими транзакциями (конечно, есть функции для добавления платежей вручную):

Импорт банка;

и улаживание банка.

Во-первых, импорт банка предназначен для записи банковских транзакций при импорте выписки из банка в ERPLY Books. Улаживание банка предназначена для подтверждения банковских транзакций.

Вы можете использовать только импорт банка или только улаживание банка. Или оба. Или ни один из них. Все варианты доступны в ERPLY Books. Чтобы узнать больше о импорте банка, просмотрите это видео. Вы также можете прочитать краткое руководство по проверке банковских транзакций здесь.

 

Могу ли я добавлять счета-фактуры в Импорт Банка?

Да, для этого щелкните правой кнопкой мыши на платеже в Импорте Банка и добавьте новый счет-фактуру.

Импорт банка в ERPLY Books поддерживает все банковские выписки, выпущенные банками, действующими в Эстонии. Кроме того, он поддерживает выписки крупных международных банков, а также PayPal. Автоматизация, основанная на способности Импорта Банка изучать предыдущие задачи и транзакции, является самой мощной функцией в ERPLY Books и скоро станет обычной частью повседневного учета.

 

Как экспортировать несколько платежей в один файл?

ERPLY Books позволяют интегрировать несколько платежей в один файл и тем самым экономить время на оплату нескольких долгов одновременно. Для этого перейдите в Открытые кредиторские задолженности, выберите соответствующие счета-фактуры и нажмите «Экспорт платежей в файл». Поскольку все банки в еврозоне обязаны поддерживать платежи SEPA, выберите платеж SEPA в качестве типа оплаты. Это означает, что формат файла будет ISO 20022 XML, который также должен быть выбран при загрузке файла в ваш банк.

 

Как записывать предоплату?

В Импорте Банка вы можете выбрать клиента или поставщика, который будет связан с оплатой. Этот платеж будет автоматически помечен как предоплата. Чтобы добавить предоплаты вручную, войдите в «Открытая дебиторская задолженность» или «Открытая кредиторская задолженность» (в зависимости от клиента или поставщика) и без выбора каких-либо счетов-фактур нажмите «Добавить платеж».

 

Как сделать Импорт Банка более автоматическим?

Если имя клиента или поставщика в банковской выписке совпадает с именем в модуле «Контакты», это увеличивает автоматизацию, связывая правильный платеж с правильным счетом-фактурой и / или контактом. Каждый раз используйте Импорт Банка правильно. Поскольку система изучает предыдущие действия, рекомендуется все соединить правильно. Также, можно сделать Банковские правила для автоматизации различных последовательных платежей.

 

Как использовать предоплату?

Чтобы использовать существующую предоплату, перейдите в Открытая дебиторская задолженность» или «Открытая кредиторская задолженность», выберите счет-фактуру и нажмите «Использовать предоплату».

 

Как записать кредитный счет?

Скопируйте соответствующий счет-фактуру и измените количество и / или сумму на отрицательный.

 

Как записать платеж по кредитным нотам?

Добавьте отрицательный платеж в кредитную ноту вручную.

 

Как отредактировать платеж?

Вы можете найти и отредактировать платеж из Отчеты -> Денежная выплата. Чтобы найти и отредактировать квитанцию, перейдите в Отчеты -> Денежные поступления. Затем выберите подходящий платеж / квитанцию, дважды щелкните по ней, и вы можете изменить необходимые поля. В конце сохраните изменения.

 

Как сделать взаимные расчеты?

Чтобы оплатить счета-фактуры, введите в поле поиска «Оплатить счета-фактуры на покупку и продажи». Сначала система направит вас на модуль счетов-фактур продажи, а затем на модуль счетов-фактур на покупку. Выберите правильные счета-фактуры и сохраните. Действие взаимных расчетов загружается на ваш компьютер сразу после сохранения.

 

Как связать платеж / квитанцию с несколькими счетами-фактурами, не используя банковскую выписку?

Перейдите в модуль «Импорт банка» и не выбирая банковскую выписку, из ячейки Банк  выберите «Добавить вручную (в)» или «Добавить вручную (из)». Добавьте сумму платежа, а затем найдите правильные счета-фактуры.

 

Как связать платеж / квитанцию с несколькими счетами-фактурами в Импорте Банка?

Нажмите на платеж или квитанцию в Импорте Банка, затем нажмите «Найти оплаченные счета-фактуры». Выберите правильные и привяжите их к оплате / квитанции. Вы также можете вручную разделить платеж на разделы при нажатии на платеж в Импорте Банка, а затем щелкнув на «Добавить деятельность». Разделите платеж на отдельные строки и затем сохраните.

 

Есть ли возможность подтвердить счет-фактуру?

Да, вы найдете соответствующую ячейку при открытии счета-фактуры.

 

Как записывать банковские сборы?

Мы советуем вам сделать это непосредственно в Импорте Банка. Выберите платеж и добавьте соответствующий счет (счет банковских сборов). В следующий раз система автоматически выберет правильный счет для этого платежа.

 

Как заблокировать период или конец года?

Существуют различные способы блокировки или окончания периода в ERPLY Books. Мы советуем вам заблокировать определенный период, когда вы правильно выполнили учет и не хотите вносить в него какие-либо изменения. Кроме того, вы можете заблокировать весь период, определенные счета, счета-фактуры или записи. Но если вы сделали весь учет за отчетный год и представили необходимые отчеты, вы можете закончить его также в ERPLY Books. Подробнее читайте здесь.

Как интегрировать ERPLY с ERPLY Books?

Интеграция ERPLY с ERPLY Books очень проста. Тем не менее, из-за сложности вашей компании может возникнуть несколько вопросов, требующих ответа перед синхронизацией. Кроме того, чтобы узнать больше о том, как интегрировать ERPLY POS и ERPLY Books, нажмите здесь.

 

Что такое проект в ERPLY Books?

Проект — это просто функция, которая работает во всех модулях в ERPLY Books. Это не должно быть складом, это может быть отдельный сотрудник, группа людей, автомобиль, продукт, город и т. д. Также возможно использовать иерархию между проектами — опция Основного Проекта объединяет другие проекты, связанные с ним. Чтобы узнать больше о проекте, нажмите здесь.

Массовое редактирование в ERPLY Books

Чтобы увидеть видео-инструкцию, как сделать массовое редактирование в ERPLY Books, нажмите здесь.

 

Приобретение основных средств

Приобретение основных средств является обычной сделкой на покупку. Во-первых, модуль для приобретения или регистрации основных средств является одним и тем же, и вы можете найти его через: Расходы (добавить новые) → Приобретение основных средств. Подобно импорту других данных, вы можете импортировать данные из таблицы Excel. Узнайте больше об основных средствах здесь.

 

Как управлять заявлениями клиентов?

Чтобы получить дополнительную информацию о заявлениях клиентов, мы рекомендуем посмотреть это видео.

 

Как управлять сообщениями электронной почты, отправленными из ERPLY Books?

В ERPLY Books вы можете проверить, были ли электронные письма открыты или отклонены и возвращены, что может затруднить ваш учет, как отправителя. Кроме того, есть несколько причин для «возвращения», таких как включение в «черный список», размер списка получателей и т. д. Знание об открытых и возвращенных электронных сообщениях может предоставить отправителю важную информацию о том, как продолжить учет. Для получения дополнительной информации читайте здесь.