Как работает конфигурация в ERPLY Books?

ERPLY Books, это программное обеспечение для бухгалтерского учета, которое постоянно совершенствуется: наша команда разработчиков вносит изменения каждую неделю, чтобы облегчить клиентам жизнь. Большинство правил можно найти в разделе «Настройки»> «Конфигурация». В этом руководстве объясняется значение этих правил и настроек и даются рекомендации, когда вы должны их использовать.

Вы можете изменять, удалять и добавлять все настройки, когда захотите. Если вы внесли все необходимые изменения, сохраните и выйдите из системы и войдите. Тогда добавленные настройки будут действовать.

Настройки

  • Язык — добавьте язык, который вы используете в своем аккаунте.
  • Валюта — добавьте валюту, которую вы используете в своем аккаунте.
  • Просроченные по умолчанию (% в день) — проценты за просрочку платежа, которую будут платить ваши должники.
  • Дни до крайнего срока. Если вы создаете счет-фактуру в ERPLY Books и не определяете конечный срок, система автоматически создает срок (количество дней, которое вы задали здесь). Вы можете определить срок платежа, который основан на клиентах. Например, когда у вас есть клиенты, срок оплаты которых отличается от других, тогда вам необходимо внести изменения в карточку клиента. Правила карты клиента выше, чем правила конфигурации.
  • Первый №. счета-фактуры — определите, с какого числа начнутся счета-фактуры, созданные в ERPLY Books (номера по умолчанию, если вы не добавляете номера вручную). Номер счета может быть из 100-знаков (цифры и буквы).
  • Цифры после округления — определяют, сколько цифр после округления система показывает.
  • Облагаемый НДС- добавьте галочки, когда компания облагаемая НДС
  • Используйте Описания элементов в счетах-фактурах — если вы составили счет-фактуру и выбрали артикул, тогда выбрав этот параметр, вы увидите название артикула в описании счета-фактуры. Если вы не добавите этот параметр, то не будет окна описания.
  • Используйте подтверждение счета-фактуры — используйте подтверждение счета-фактуры, определите людей, которые должны подтвердить счет-фактуру, прежде чем отправлять его на оплату.
  • Включите выбор нескольких проектов — вы можете добавить много проектов в документы
  • Формат даты — выберите формат даты
  • Импортированные транзакции, которые раньше даты блокировки будут импортированы с датой блокировки (если нет, они не будут импортированы) — если вы не добавите отметку, транзакции не будут выполнены.
  • Период заблокирован с — выберите, до какой даты (дата включена) период заблокирован. Заблокируйте период, если вы не хотите изменять / удалять / добавлять документы и данные к этому периоду
  • Текст в электронном письме-фактуре — добавьте текст, который будет находится в письме при отправке счетов-фактур.
  • Кнопки панели инструментов – если вам нужны некоторые кнопки на панели управления, добавьте атрибуты здесь.

Эл. Почта

Эл. почта важна для клиентов, которые используют почтовый ящик для покупок. Отправьте этот адрес электронной почты поставщикам и представителям отчетов, чтобы все их документы были получены в одном месте. Если у вас есть план «Большой», вы можете выбрать свой собственный адрес электронной почты (вы можете добавить название своей компании вместо цифр).

Другое

Добавьте пользователя поддержки. Это действительно важная кнопка для клиентов. Когда вы нажмете на нее, вы предоставите поддержке клиентов доступ к вашему аккаунту и данным. Таким образом, мы сможем помочь вам решить проблемы и дать ответы на ваши вопросы. Пользователи со статусом «админ» могут добавить пользователя поддержки (перейдите в «Настройки»> «Пользователи»).

Другие варианты

  • Используйте систему непрерывных кодов для транзакций и счетов-фактур — транзакции и коды начинаются с номера «1», а следующие транзакции получат следующие номера. Используйте это, когда ваша база данных большая, использование этого параметра приведет к ускорению работы системы
  • Установите коды счетов-фактур и транзакций по дням — система сделает код на основе дня (например, 0101001 — первая транзакция 1-го января, 0102005-пятая транзакция 1-го февраля).
  • Используйте код счета-фактуры в качестве кода транзакции — выберите это правило, если вы хотите, чтобы счета-фактуры и их транзакции имели одинаковые коды
  • Создайте файл платежа с датой окончания срока — ERPLY Books добавит срок платежа в качестве даты платежа или сегодняшнюю дату открытой кредиторской задолженности (если дата платежа в прошлом).
  • Измените статус счета-фактуры на «подтвержденный и платеж, отправленный банку» при выполнении платежного файла, — когда это правило будет добавлено, статус счета-фактуры будет изменен при совершении банковской транзакции
  • Показывать атрибуты в отчете клиента — вы увидите, какие атрибуты вы настроили для клиентов. Например, используйте это, чтобы узнать, кто факторинговые клиенты, а кто нет.
  • Показывать электронную почту в отчете клиента — показывать, когда в последний раз было отправлено электронное письмо клиентам (счет-фактура, напоминание о платеже)
  • Показывать клиентов с нулевым балансом в отчете клиента — показывать клиентов с нулевым балансом
  • Обновить банковские реквизиты клиентов / поставщиков во время банковского импорта — если вы пользуетесь банковским импортом, тогда ERPLY Books проверит, имеет ли поставщик тот же IBAN.
  • Предотвратить отрицательные транзакции, изменив их сторону дебет-кредит — с этой настройкой не будет никаких отрицательных строк транзакции, например, когда транзакция в -40 EUR находится в Дебете, тогда программа добавит это в кредит с значением +40 EUR
  • Не показывать «номер счета-фактуры» в файле оплаты SEPA — не показывать номера при составлении файла платежа.
  • Создать минимальное количество транзакций из счетов-фактур и платежей — консолидация транзакций
  • Использовать подтверждения транзакций — подтвердить транзакции и использовать определенные правила.
  • Показывать курсы валют наоборот — если вы видите валюту USD-EUR в 1.1932, то с этим правилом вы увидите это наоборот: 0.83808
  • Использовать группы предоплаты. Использование групп предоплаты дает вам возможность использовать несколько счетов предоплаты, которые связаны с группами предоплаты.
  • Поиск продуктов в почтовом ящике для покупок — у вас есть возможность делать возврат используя почтовый ящик для покупок. Когда вы получаете счет-фактуру с документом о возврате, обычно вам нужно вводить их вручную, один за другим. Когда вы используете анализатор PDF, этот процесс будет автоматическим. Система свяжет для вас продукты, которые вы должны отправить назад.
  • Показывать название банка поставщиков в счете-фактуре покупки — если вы добавите это правило, после чего откроете «Отчеты»> «Счета-фактуры покупки» или «Покупки»> «Открытая кредиторская задолженность»> «Счета-фактуры покупки», вы увидите, что последний столбец на строке счета-фактуры, это название банка.
  • Включить редактирование кода транзакции — разрешить изменение кодов транзакций после совершения транзакции.
  • Использовать предложение «И» (не «ИЛИ») при поиске по проекту. Если вы используете проекты, вы можете фильтровать проекты в отчетах. По умолчанию это предложение ИЛИ. Это означает: «показать счета-фактуры / транзакции / .., которые связаны с проектами A или Б или Ц .. Если вы добавите это правило, вы будете искать счета-фактуры / транзакции / .., которые связаны с проектами A и Б и Ц …
  • Не создавать транзакции для неподтвержденных документов — транзакции производятся, когда счет-фактура подтверждена.
  • Не использовать артикулы в счетах-фактурах покупки. Когда будете составлять счет-фактуру, вы увидите ячейку описания. Описание, это название используемого счета.
  • Показывать связи документов — вы можете видеть, какие связи с предыдущим и последующим документами. Связи, это кредитный счет-фактура, ценовое предложение, заказ, накладная.
  • Не использовать налог на предоплату
  • Рассчитать НДС на предоплату
  • Групповая кассовая книга
  • Показать главные счета в пробном балансе
  • Использовать планировщик счетов-фактур
  • Использовать факторинг — позволяет использовать факторинг. Вы должны добавлять факторинговых клиентов отдельно, по атрибутам.
  • Если возможно, добавьте автоматический электронный счет-фактуру в электронное письмо — в дополнение к файлу PDF, приложите электронный счет-фактуру
  • Показать валовую прибыль в P / L
  • Показать дополнительную информацию о счете-фактуре покупки — добавьте дополнительную информацию (информационная ячейка в счете-фактуре)
  • Не выполнять автозагрузку отчетов
  • Разрешить выбор нескольких счетов в главной книге — вы можете осуществлять поиск транзакций из нескольких счетов
  • В балансовом отчете отображать предоплату как один из счетов-фактур (с отрицательным значением) — предоплата отображается как отрицательный счет-фактура в таблице баланса.
  • Автоматически сохранить платежи из импорта банка
  • Сохранить всю историю бухгалтерского учета
  • Управление чеками — важная настройка для клиентов в США, Канаде и Австралии. Система будет распечатывать чек при составлении файла платежа.
  • Создать заказ с предоплаты
  • Показывать только платежные счета при добавлении платежей
  • Показывать плательщика в счетах-фактурах покупки и продажи — вы можете добавить третье лицо или третью компанию в качестве плательщика. Этот параметр можно использовать, когда реальный плательщик отличается от показанного в счете-фактуре.

Правила утверждения счетов-фактур

Активируйте подтверждение счета-фактуры и определите, сколько верификаторов у вас есть. Также укажите главный утверждающий. Когда вы хотите сделать пользователь верификатором, вам нужно добавить привилегии («Настройки — Верификатор»). Перейдите в «Настройки»> «Пользователи»> нажмите на адрес электронной почты пользователя и добавьте необходимые привилегии.

Автоматический процесс утверждения электронной почты

Определите, кто должен сначала подтвердить счет-фактуру, кто является вторым верификатором. Электронная почта с подтверждающими ссылками будет отправлена в указанном порядке.

Размер страницы по умолчанию

По умолчанию программа отображает 50 строк во всех отчетах. Здесь вы можете определить интервал между 50 и 200 строками.

Кассиры

Если вам нужны имена кассиров для заказов денежных поступлений и выплат, вы можете определить их здесь.

Распечатка CSV

Добавьте разделитель файлов («,»; «.»; «|»; «TAB»; «;»)

Пользовательский заголовок отчета

Создайте заголовок для отчетов, которые создаются в генераторе отчетов. Например, для некоторых отчетов вам нужна распечатка CSV, и вы делаете этот отчет с генератором отчетов.

Добавить плательщика в счет-фактуру в банковском отчете

Когда плательщик не клиент или поставщик, тогда ERPLY Books автоматически создает нового клиента / поставщика.

  • Поле сравнения — Плательщик создается по имени или по номеру регистра.
  • Частное лицо — длина имени (количество букв)
  • Юридическое лицо — длина названия (количество букв)
  • Дата рождения — дата
  • Дата рождения — дата
  • Формат даты — выберите подходящий формат
  • Отправлять счета-фактуры в ERPLY

Конструктор описания транзакции счета-фактуры

Определите, как будет выглядеть транзакция. Нажмите на стрелки в ячейках (в зависимости от того, хотите ли вы что-то активировать или нет).

Создайте свой собственный банковский импорт

Нажмите кнопку «Управлять» и введите данные для импорта банка. Различные банки имеют разные банковские выписки. Если вы хотите использовать какую-то выписку, которую ERPLY Books не поддерживает, то здесь вы можете определить правила, как ERPLY Books должны читать банковскую выписку. Откройте файл выписки и определите порядок данных.

В счетах-фактурах показывать эту группу проектов

Нажмите кнопку «Управлять» и назначьте группу проектов, которую система будет указывать в модуле счета-фактуры.

Дополнительная кнопка действия счета-фактуры

Выберите, если вы хотите добавить дополнительные кнопки в счет-фактуру:

  • Копировать строку
  • Разделитель проекта
  • Дополнительная льгота

Какие поля проекта вы хотели бы видеть?

Выберите, как вы хотите, чтобы название проекта выглядело: «название-описание», «описание» или «описание-название».

Какие поля счета вы хотели бы видеть?

Выберите, как вы хотите видеть поля счета: “номер-имя/название”, “номер” или “имя/название”.

При отправке электронной почты также отправьте копию на:

Введите адрес электронной почты.

Правила импорта счетов-фактур на покупку по умолчанию

Добавьте правила, которые автоматизируют составление счетов-фактур (из файлов, которые были получены в почтовый ящик для покупок). Вы можете определить правило, которое помогает заполнить номер счета-фактуры и дату, при составлении счета-фактуры.

Сконфигурируйте этот счет

Вы можете использовать это для подтверждения банковского баланса и платежей по карте

Текст сообщения электронной почты клиента

Введите текст, который вы отправляете клиенту с листом заявления клиента.

Серия счетов-фактур для отчета

Настройка для клиентов из Литвы для определения серии счетов-фактур в отчете ISAF.

Режим импорта

Выберите счет и дату, до тех пор, пока транзакции, сделанные в этом счете, не будут создавать журналы

Расчетный год до даты начала

Определите начало расчета заработной платы

Знак API

NB! Когда вы внесли все необходимые изменения, сохраните. Чтобы изменения вступили в силу, вам нужно выйти и войти.