ERPLY Booksi seadistamine ERPLY kasutajatele

ERPLY Booksi seadistamine ERPLY kasutajatele

support@erplybooks.com

ERPLY ja ERPLY Booksi omavaheline sünkroniseerimine on väga lihtne. Sõltuvalt ettevõtte keerukusest võib aga olla mitmeid küsimusi, mida kaaluda enne sünkroniseerimist.

Üldine

ERPLY Books ühendub ERPLY laoga automaatselt. Küll aga sõltuvalt ettevõttest võivad seadistused väga erinevad olla.

Mida sünkroniseeritakse?

Tavapärase sünkroniseerimisega süngitakse järgmised tehingud:

  • Müügiarved:
    • Arve-saateleht:
      • Sünkroniseeritakse
      • Kanne:
        • D: nõuded ostjatele
        • K: tulu
        • K: käibemaks
        • D: cost of goods
        • K: storage
      • Sularahaarve
        • Sünkroniseeritakse
        • Kanne:
          • D: nõuded ostjatele
          • K: tulu
          • K: käibemaks
          • D: kaubakulu
          • K: ladu
        • Saateleht
          • Sünkroniseeritakse kui on vastavalt seadistatud (vt edasi)
          • Kanne:
            • D: kaubakulu
            • K: ladu
          • Kreeditarve
            • Sünkroniseeritakse
            • Kanne (negatiivsete väärtustega):
              • D: nõuded ostjatele
              • K: tulu
              • K: käibemaks
              • D: kaubakulu
              • K: ladu
            • Arve
              • Sünkroniseeritakse
              • Kanne:
                • D: nõuded ostjatele
                • K: tulu
                • K: käibemaks
              • Kaubakulu kanne peab tulema saatelehe pealt – see tähendab, et koondarve peaks olema kasutusel üksnes saatelehtedest arve koostamisel
            • Tellimus
              • Ei sünkroniseerita
            • Ettemaksuarve
              • Ei sünkroniseerita
            • Hinnapakkumine
              • Ei sünkroniseerita
            • Ostuarved:
              • Ostuarve-saateleht
                • Sünkroniseeritakse
                • Kanne:
                  • D: ladu
                  • K: võlad tarnijatele
                  • D: käibemaks
                • Ostutagastus
                  • NB: Ostutagastuse number võetakse arve pealt, mille peale tagastus tehti!
                  • Kanne (negatiivsete väärtustega):
                    • D: ladu
                    • K: võlad tarnijatele
                    • D: käibemaks
                  • Ostusaateleht
                    • Sünkroniseeritakse kui seadistus on peal
                    • Kanne:
                      • D: ladu
                      • K: lao vahekonto (vt sätted -> algandmed -> süsteemikontod ja “vaheladu ostu-saatelehtede jaoks”)
                    • Ostuarve
                      • Sünkroniseeritakse
                      • Kanne:
                        • D: käibemaks
                        • K: võlad tarnijatele
                        • D: lao vahekonto (vt sätted -> algandmed -> süsteemikontod ja “vaheladu ostu-saatelehtede jaoks”)
                      • Ostutellimus
                        • Ei sünkroniseerita
                      • Laekumised;
                      • Lao arvelevõtmised:
                      • Lao mahakandmised;
                      • Ladudevahelised liikumised.

Sularahamajandus

ERPLY Books võimaldab sularahaga järgmisi tehinguid/võimalusi:

  • Kõik müügiarvete laekumised sünkroniseeritakse – seega sularahas makstud tehingud jõuavad ka Booksi;
  • Kui Teil on mitu osakonda, siis vaadake punkti “Mitme osakonna haldamine”;
  • Pankaviimised:
    • Ei sünkroniseerita.
    • Peab käsitsi kontrollima ja sünkroniseerima:
      • Mine sünkroniseerimise moodulisse (pealeht -> ERPLY kassa ja lao sünk) ja vajuta “sünk pankaviimised”
    • Raha sisse/välja tehingud kassast:
      • Ei sünkroniseerita.
      • Peab käsitsi kontrollima ja sünkroniseerima:
        • Mine sünkroniseerimise moodulisse (pealeht -> ERPLY kassa ja lao sünk) ja vajuta “kassa raha väljaminekud ja sissetulekud”
      • Kõik muud sularahatehingud peab sisestama ERPLY Booksis.

Sünkroniseerimise sagedus ja mida silmas pidada

Vaikimisi peab käsitsi sünkroniseerima. See tähendab, et peab minema sünkroniseerimise moodulisse ja vajutama “sünkroniseeri”. Kui Teil on suur pakett, siis vaikimisi sünkroniseeritakse automaatselt igal öösel.

Sünkroniseerimise saab ka tööle panna iga tund või iga kümne minuti tagant. See võimalus on avatud suurele paketile ja selle jaoks peab eraldi kirjutama support@erplybooks.com.

Sünkroniseeritakse kõik tehingud, mida on lisatud/muudetud või kustutatud peale viimast sünkroniseerimise hetke. See tähendab, et kui muudate midagi varasemast perioodist, siis ei pea varasema perioodiga sünkima.

NB: kui teil on pidevalt laojääk negatiivne müügi hetkel, sii peab ka arvestama, et laokulu tekib sellele tehingule hiljem (siis kui tekib laojääk). Seega võib sünkroniseerimise hetkel kaubakulu olla null. Selle jaoks võime peale panna automaatse kaubakulu kontrollimise funktsiooni, mis käib iga öö kontrollimas, kas kaubakulu on muutunud 30 päeva vanustel müügiarvetel.

Tehingute kuupäevad

ERPLY’s on laokande kuupäev lukus – st seda ei saa kasutaja mõjutada. See on hetk, mil tehing kinnitatakse. Seega võib see ka erineda tehingu kuupäevast. Vaikimisi sünkroniseeritakse tehingud üle, nii et nii dokumendi kui ka kande kuupäev on dokumendi kuupäev. Kui soovite, et sünkroniseerimine toimuks selliselt, et dokumendi kuupäev on üks ja selle kande kuupäev võetaks laokandekuupäevast, siis kirjutage sellest support@erplybooks.com.

Tänu laokande kuupäeva erinevusele on ka ka võimalik, et müük-laokäive ja ERPLY Books müügi raport ei klapi omavahel. FIFO laoarvestuse metoodika tõttu on see arusaadav olukord ning raamatupidamises tuleks jälgida müük-müügikäive ja ERPLY Books müügiraporti klappivust.

Kui soovite näha tehinguid, mis jäävad laokande tõttu ühte kuusse ning müügikäibe aruande järgi teise, siis selle võite teha järgmise aruande aruandegeneraatoris:

aruandegeneraator

Laovalem ja laoväärtuse kontrollimine

Laoväärtus kujuneb järgmisest loogilisest valemist:

Ühe lao väärtus = Algsaldo

  • laohind ostudokumentidelt
  • lao sissetulekud
  • ladudevahelised liikumised sisse
  • ladudevahelised liikumised välja
  • kaubakulu müügiarvetest
  • lao mahakandmised.

Kõiki neid tehingud sünkroniseeritakse ERPLY Booksi, kui seda soovite. Nagu eelnevalt öeldud, siis võib kaubakulu erineda kui teil FIFO hinnad muutuvad ajas. Sellest ja teistest põhjustest tulenevalt tuleb laoväärtuse korrektseks sünkroniseerimiseks silmas pidada järgmist:

  • Kui teil on saatelehti, siis peab sünkroniseerima saatelehti.
  • Sünkroniseerima peab kõiki laotransaktsioone (mahakandmised, arvelevõtmised ja ladudevahelised liikumised).
  • Kui teil FIFO hinnad muutuvad pidevalt, siis kirjutama support@erplybooks.com, et soovite laokulude igaöist kontrolli.
  • Ärge muutke tooteid ERPLY’s laotoodetest mittelaotoodeteks – see võib tekitada vigu laoväärtuse hindamisel.
  • Võtke lisanduvate kulude arved ERPLY Booksi arvele korrektselt. Loe lähemalt kasutusjuhendist punktist 5.7.1: http://erplybooks.com/tugi/kasutusjuhendET.pdf
  • Ärge kustutage vanu dokumente ERPLY’s! Kuna laokande kuupäev tekib dokumendi kinnitamise hetkel, siis vana dokumendi kustutamine ja uuega asendamine ajab laoväärtused sassi.
  • Kui ladudevaheline liikumine toimub hiljem kui selle müük, siis müügiarve kinnitamise ja ladudevahelise liikumise vahelisel ajal on müügiarve kaubakulu null. Sellest tulenevalt tuleks jälgida, et üheski laos ei läheks laosaldo negatiivseks (olenemata kas kõikides ladudes olev saldo kokku on positiivne).

Kui laoväärtusele (kontrollida saab 30 päeva vana laoväärtusi tänu kaubakulu kontrollfunktsioonile) jääb siiski märkimisväärne vahe sisse, siis kontrollige ega te pole teinud korrigeerimiskandeid ERPLY Booksi. Kui siiski jääb märkimisväärne vahe sisse, siis võite kontrollida üle tehinguliikide haaval, kust vahe tekib. Selle jaoks on mõistlik teha aruandegeneraatoris järgmine aruanne (väljundisse Kanded.Tüüp, Kanded (Rows).Deebet, Kanded (Rows).Kreedit):

kanded

Võrdluse saab teha järgmiselt:

  • Ostuarvete deebetväärtus tuleb laos olevate ostude pealt;
  • Müügiarvete kreedit tuleb arvete kaubakulust;
  • Käsikannete deebet on arvelevõtmised ja ladudevahelised liikumised (sisse) summa;
  • Käsikannete kreedit on mahakandmised ja ladudevahelised liikumised (välja) summa.

Konto seadistamine

ERPLY lao seadistamiseks minge Booksis Sätted –> ERPLY kassa ja lao sätted.

Sinna sisestage kasutajanimi, parool ja kliendikood, millega te ERPLY lattu sisse logite. Moodul näeb välja järgmine:

1) Algandmete sünkroniseerimine

  • Sünkroniseeri kliendid/hankijad – toob kõik kontaktid ERPLYst Booksi. N.B. Kõik kliendid ja hankijad tuuakse üle ka tavalise sünkronisatsiooniga, aga üldine sünkronisatsioon võtab vähem aega, kui kliendid ja hankijad on juba eelnevalt üle toodud.
  • Sünkroniseeri teenused ja KM väärtused – sünkroniseerib teenuste ja maksude väärtused. Sarnaselt klientide ja hankijate sünkroniseerimisele muudab see hilisema sünkroniseerimise kiiremaks.
  • Lisa reeglid kontodele – võimaldab määrata erinevatele tehingutele erinevaid kontosid. Võimalikud tüübid on järgmised:
    • laekumiste viisid: kui Te olete ERPLYs määratlenud erinevaid maksevõimalusi, ei tea Books, milliste kontode vahel sünkroniseerimist teostada ja Books’is valitakse automaatselt Arveldusarve. Maksekontode sünkroniseerimisega saate kontod Books’i üle tuua ja hilisem sünkroniseerimine toimub juba õigete kontode vahel.
    • välistatud laekumised: kui soovite mingeid laekumiste viise välistada sünkroniseerimast, siis saate neile vastavad kontod valida. Vajalik on konto selleks, et ERPLY Books oskaks välistada antud laekumise viisi sünkroniseerimast ning et ERPLY Books oskaks nimetatud kontoga laekumist lattu sünkroniseerida. NB: antud tingimus on vajalik eelkõige ettemaksude kasutamisel ERPLY Booksis, kus ERPLY Books jätab alles nii tekkinud ettemaksu kui ka kasutatud ettemaksu ning ERPLY’sse saadab üksnes ühe laekumise, et kliendisaldo korrektsena hoida.
    • tootegrupi COGS konto: igale tootegrupile saab määrata kaubakulu konto.
    • tootegrupi tulukonto: igale tootegrupile saab määrata tulukonto.
    • mahakandmiste tüübid: on võimalik määrata erinevad deebetkontod mahakandmistele (üldiselt kulukontod);
    • kliendigrupi tulukonto: igale kliendigrupile saab määrata vaikimisi tulukonto. See tähendab seda, et kui sünkroniseeritakse uus klient, siis talle määratakse vastavalt tema kliendigrupile tulukonto.
    • kliendigrupi võlakonto: igale kliendigrupile saab määrata vaikimisi võlakonto. See tähendab seda, et kui sünkroniseeritakse uus klient, siis talle määratakse vastavalt tema kliendigrupile võlakonto.
  • Sünkroniseeri laod projektideks – juhul, kui müük toimub mitmes erinevas kohas ja iga koha jaoks on ERPLYs eraldi ladu, siis kasutage seda võimalust. Edaspidi sünkroniseeritakse kõik tehingud vastavate projektidega Books’is.
  • Sünkroniseeri kasutajad projektideks – juhul, kui müük toimub ühes või mitmes eri kohas, kuid ERPLYs ei ole iga asukoha jaoks eraldi ladu, kasutage seda võimalust. Edaspidi sünkroniseeritakse kõik tehingud vastavate kasutajate põhjal projektideks ja selle alusel on võimalik eristada erinevaid asukohti.
  • Sünkroniseeri klientide hetkevõlad – võimalus sünkroniseerida klientide hetkel maksmata võlad.

2) Kas soovite näha kliente või kasutada vaikimisi kliendi nime?

Vaikimisi sünkroniseerib Books kõik kliendid ERPLY’st. Kui soovite, võite valida vaikimisi kliendi nii, et Books seob kõik müügiarved nimetatud kliendiga.

3) Muud võimalused

  • Sünkroniseeri saatelehti?
    • vaikimisi: ei sünkroniseerita;
    • mis juhtub pärast märkimist: uutel sünkroniseerimistel sünkroniseeritakse ka saatelehed. Vanu saatelehti ei sünkroniseerita, kui on soov neid saada, tuleb pikem periood sünkroniseerida;
    • mis juhtub maha märkimisel: enam ei sünkroniseerita uutel sünkroniseerimistel saatelehti. Vanad tuleb käsitsi eemaldada.
  • Ära sünkroniseeri ostusaatelehti?
    • vaikimisi: sünkroniseeritakse (aga ainult siis kui on märgitud, et saatelehti üldiselt sünkroniseeritakse);
    • mis juhtub pärast märkimist: uutel sünkroniseerimistel välistatakse ostusaatelehed. Vanu saatelehti ei kustutata, need tuleb käsitsi eemaldada;
    • mis juhtub maha märkimisel: uutel sünkroniseerimistel sünkroniseeritakse ka ostusaatelehed kui saatelehtede sünkroniseerimine on lubatud.
  • Ära sünkroniseeri Erply’st ostuarveid?
    • vajalikkus: kui ostuarved sisestatakse lattu poolikult (ilma lisanduvate kulude või puuduliku arve numbriga, näiteks), siis on võimalik nende sünkroniseerimine välistada;
    • vaikimisi: sünkroniseeritakse ostuarved;
    • mis juhtub pärast märkimist: uutel sünkroniseerimistel ei sünkroniseerita ostuarveid. Vanu ei kustutata;
    • mis juhtub maha märkimisel: sünkroniseeritakse ostuarveid uutel sünkroniseerimistel.
  • Sünkroniseeri lisandunud laod projektideks?
    • vajalikkus: kui teil tekib pidevalt uusi ladusid juurde, on mõistlik igal sünkroniseerimisel kontrollida, kas on uusi ladusid;
    • vaikimisi: ei sünkroniseeritakse.
  • Uuenda sünkroniseerimise käigus hankijate/klientide kontaktandmeid?
    • vajalikkus: kui teil muutuvad pidevalt vanade hankijate kontaktandmed, siis on võimalik neid igal sünkroniseerimisel uuendada;
    • vaikimisi: ei sünkroniseeritakse (küll aga kõik uued hankijad sünkroniseeritakse automaatselt).
  • Sünkroniseeri lisandunud töötajad projektideks?
    • vajalikkus: kui teil tekib pidevalt uusi töötajaid juurde ja soovite näha aruandlust töötajate lõikes, on mõistlik igal sünkroniseerimisel kontrollida, kas on uusi töötajaid lisatud;
    • vaikimisi: ei sünkroniseeritakse.
  • Sünkroniseeri lisandunud projektid
    • vajalikkus: kui teil tekib pidevalt uusi projekte juurde ja soovite vaikimisi kõik uued projektid Books’i sünkroniseerida, on mõistlik seadistus lisada
    • vaikimisi: ei sünkroniseerita
  • Sünkroniseeri lisandunud laotooted?
    • vajalikkus: kui soovite näha tulusid-kulusid tootegruppide lõikes, siis on tarvilik antud tingimus peale panna;
    • vaikimisi: ei sünkroniseerita.
  • Sünkroniseeri lisandunud mitte-laotooted ning teenused?
    • vajalikkus: kui soovite määrata eraldi tulu-kulu kontosid mittelaotoodetele-teenustele ning need pidevalt muutuvad, siis tuleb antud tingimus peale panna;
    • vaikimisi: ei sünkroniseerita.
  • Määra sünkroniseeritud arvetele dokumendi tüübi alusel korrektne käibemaksu liik?
    • vajalikkus: kui müüte/ostate Euroopa Liidust ning ei usalda ostu-müügiinimesi käibemaksu määramisel, siis antud tingimuse alusel võtab ERPLY Books kõik arve read eraldi ette ning kontrollib, kas tegu on mittelaotoodete-teenustega, otsib neile vastavad tulu-kulukontod ning määrab vastavalt dokumendi tüübile EU käibemaksu (sealhulgas eristab tooteid-teenuseid);
    • vaikimisi: ei sünkroniseerita.
  • Uuenda sünkroniseerimisega valuutakursse Erply laos?
    • vajalikkus: kuna ERPLY Booksis on olemas igapäevaselt uuendatud valuutakursid, on võimalik need sünkroniseerida ka lattu;
    • vaikimisi: ei sünkroniseeritakse;
    • limiidid: võimalus on avalik vaid suure hinnapaketiga klientidele.
  • Sünkroniseeri lao mahakandmisi?
    • vaikimisi: sünkroniseeritakse;
    • mis juhtub pärast märkimist: uutel sünkroniseerimistel sünkroniseeritakse ka mahakandmised. Vanu mahakandmisi ei sünkroniseerita, kui on soov neid saada, tuleb pikem periood sünkroniseerida (piisab näiteks ostuarvete sünkroniseerimisest);
    • mis juhtub maha märkimisel: enam ei sünkroniseerita uutel sünkroniseerimistel mahakandmisi. Vanad tuleb käsitsi eemaldada.
  • Sünkroniseeri lao arvelevõtmisi?
    • vaikimisi: sünkroniseeritakse;
    • mis juhtub pärast märkimist: uutel sünkroniseerimistel sünkroniseeritakse ka lao arvelevõtmised. Vanu arvelevõtmisi ei sünkroniseerita, kui on soov neid saada, tuleb pikem periood sünkroniseerida (piisab näiteks ostuarvete sünkroniseerimisest);
    • mis juhtub maha märkimisel: enam ei sünkroniseerita uutel sünkroniseerimistel lao arvelevõtmisi. Vanad tuleb käsitsi eemaldada.
  • Sünkroniseeri ladudevahelisi liikumisi?
    • vaikimisi: sünkroniseeritakse;
    • mis juhtub pärast märkimist: uutel sünkroniseerimistel sünkroniseeritakse ka ladudevahelised liikumised. Vanu liikumisi ei sünkroniseerita, kui on soov neid saada, tuleb pikem periood sünkroniseerida (piisab näiteks ostuarvete sünkroniseerimisest);
    • mis juhtub maha märkimisel: enam ei sünkroniseerita uutel sünkroniseerimistel ladudevahelisi liikumisi. Vanad tuleb käsitsi eemaldada.
  • Sünkroniseeri kassa sularaha sisse-/väljamakseid automaatselt
    • vajalikkus: kui teie töötajad teevad lao poolel sularaha väljamakseid, siis tuleks seadistus peale panna, et sularaha liikumised lao poolelt automaatselt Books’i jõuaksid.

Selleks, et seadistus korrektselt töötaks, tuleb süsteemikontode all luua uus süsteemikonto, sellele määrata kontoplaanist konto ning kolmandasse veergu tuleb määrata identifikaator. Identifikaator tuleb kõigepealt määrata ERPLY Lao poolel. See võib olla nii nimi kui ka number. Nt töötajad võtavad iga päev lõunasöögi jaoks kassast raha, siis võib identifikaatoriks määrata “lõuna” ning iga kord kui selline sularaha väljamakse toimub, sünkroniseeritakse see Books’i poolel vastavale kontole.

  • Kirjuta arved sünkroniseerides üle?
    • vajalikkus: sünkroniseerimise käigus kontrollitakse üle kas üldinfo on sama (arve nr, summa, kuupäev, klient), kui jah, siis andmeid ei sünkroniseerita üle. Kui aga lisate ERPLY Books’is mingi uue seadistuse ning tahate muuta ka mineviku arveid sellega, siis peate seadistuse peale panema, nii rakendub seadistus kõigile sünkroniseeritud arvetele.
    • vaikimisi: andmeid ei sünkroniseerita üle
  • Sünkroniseeri ostuarve koondväärtusi
    • vajalikkus: seadistus tuleks peale panna, kui teil on ostuarveid, mille ümardus ERPLY Laos ei vasta sellega, mis on Books’is. Kui seadistus on peal, saate käsitsi muudetud summad Books’i sünkroniseerida
    • vaikimisi: sünkroniseeritakse ostuarve koondsumma
  • Koondkannete loomisel kontrolli, et arve netosumma oleks sama, mis kliendile saadeti
    • vajalikkus: seadistus tuleks peale panna, kui netosummad erinevad Books’is ja ERPLY laos. Kui lisate seadistuse, siis sünkroniseerimise käigus kontrollitakse ümardusi.
    • vaikimisi: ei sünkroniseerita
  • Sünkroniseeri arved arve valuutas?
    • vajalikkus: kui soovite arved saada Books’i arvel märgitud valuutas
    • vaikimis: arved sünkroniseeritakse põhivaluutas
  • Määra müügiarvele konkreetne päev kuus maksetähtajaks?
    • vajalikkus: annab võimaluse määrata müügiarvetele vaikimis tähtaja
    • mis juhtub pärast märkimist: kui soovite vastavat seadistust kasutada, peate ERPLY Laos müügiarvel ära määrama maksetähtaja lahtri. Nt on maksetähtaeg 10 päva. Kui olete märkinud ERPLY Books’is seadistuse “kasuta kuu lõpu tähtaega”, siis maksetähtaeg ei saa olema arve kuupäev + 10 päeva, vaid järgmise kuu 10. kuupäev. Näide: arve loodi 2. märts ja selle tähtaeg on 10 päeva. Books’is on määratud seadistus “kasuta kuu lõpu tähtaega”. Seega Books’is saab maksetähtaeg olema 10. aprill.

 

Muud seadistused

Kontode määramine ladude lõikes

Otsi pealehe otsingukastist “ühenda osakonnaspetsiifilised…”. Sealt saad valida tüübi, mille lõikes soovid kontosid määrata. Pärast tüübi valimist juhatab ERPLY Books süsteemikontode moodulisse, kuhu saab lisada uusi ridu ning sealt valida konto ning projekt. Kui ühe tüübi lõikes on kontod-projektid määratud, saab seda teise tüübi lõikes teha. Võimalikud tüübid on:

  • kaubakulu osakonna lõikes;
  • tulukonto osakonna lõikes;
  • käibemaks osakonna lõikes:
  • laokonto osakonna lõikes;
  • maksmata ostuarved osakonna lõikes;
  • laekumata müügiarved osakonna lõikes;
  • kassakonto osakonna lõikes;
  • kaardimaksekonto osakonna lõikes.

Kui määrata osakonnale spetsiifilisi kontosid, siis igal sünkroniseerimisel määratakse tehingutega seotud kontod vastavalt tehingu osakonnale.

Kontode määramine mittelaotoodetele-teenustele

Kui müüte/ostate mittelaotooteid-teenuseid, siis on võimalik määrata tulu-kulukontod nimetatud artiklitele. Seda saab teha sissetulekud/väljaminekud -> ostu-müügiartiklid. NB: kui artikli tüübiks on määratud põhivara, siis võtab nimetatud artiklit ostes arvele põhivara mitte kulu.

Tulukontole kulukonto määramine

Juhul kui teile on tähtis määrata spetsiifilisele tulukontole vastaskonto, siis saab pealehe otsingukastist otsida “Määra tulukontole kulukonto”. Seda tehes iga uus müügitehing, kus on vastav tulukonto, saab endale kaubakulu kontoks sisestatud kulukonto.

Sünkroniseerimine

Sünkroniseerida saab automaatselt igal öösel, igal tunnil (võimalik vaid suure paketi korral) või käsitsi vastavalt vajadusele.

Esimene sünkroniseerimine

Esimene sünkroniseerimine tuleb teha alati käsitsi. Pidage silmas:

  • kui olete kasutanud ERPLY ladu pikemat aega, siis tasub enne esimest sünkroniseerimist panna periood lukku, et varasemaid tehinguid mitte segada olemasolevatega. Seda saab teha sätted -> firma andmed.
  • Kui teil on palju andmeid (tuhandeid arveid), võib esimene sünkroniseerimine võtta üle tunni. Sellises olukorras on mõistlik minna sünkroniseerimise moodulisse, valida lisavõimalused ja teha läbi sünkroniseerimine kolmes etapis:
    • sünkroniseerige müügiarved ja oodake vähemalt üks tund;
    • sünkroniseerige ainult ostuarved ja oodake vähemalt üks tund;
    • sünkroniseerige ainult laekumised.

 

Kohustuslikud tingimused:

Enne sünkroniseerimist peavad kindlasti olemas olema järgnevad seadistused:

  • Teenustartikkel – Saate määrata seda “Sätted” > “ERPLY Kassa & Lao sätted”
  • Kaubaartikkel – Saate määrata seda “Sätted” > “ERPLY Kassa & Lao sätted”
  • Ekspordi KM liik – “Sätted” > “KM liigid”
  • Peamine KM liik –  “Sätted” > “KM liigid”
  • Peab olema ligipääs ERPLY APIle – Saab määrata ERPLY lao kasutajaõigustes

 

Uued andmed ja tingimused

Juhul kui tekivad uued andmed, uued grupid jne, siis tuleb ka seadeid muuta. Kirjeldame peamised muutused siin järgnevalt:

  • Tehakse uus pank / vaja lisada uus laekumise viis (kas või ümardamiskulu)
    • Lisa uus raamatupidamiskonto (kui tarvis)
    • Seejärel mine ERPLY’sse ja võta Seaded -> Kõik seaded -> Müügiarvete seaded -> Laekumiste viisid. Lisa sinna uus laekumise viis ja salvesta.
    • Seejärel mine ERPLY Booksi ja võta sätted -> ERPLY kassa ja lao sätted -> sünk maksekontod ja ühenda raamatupidamiskonto loodud laekumise viisiga (tüübiks peab olema “laekumise viis”).
  • Tehakse uus mittelaotoode-teenus, mida on vaja ühendada tulu- ja/või kulukontoga:
    • Mine ERPLY Booksis sätted -> ERPLY kassa ja lao sätted -> sünk teenused ja km väärtused -> sünk ostu-müügiartiklid.
    • Seejärel mine müük -> ostu-müügiartiklid ja otsige too toode üles ja märkige talle soovitud kontod.
  • Tehakse uus kaubagrupp, mida on vaja ühendada erinevate kontodega
    • Mine ERPLY Booksi ja võta sätted -> ERPLY kassa ja lao sätted -> sünk maksekontod.
    • Otsi sealt uus kaubagrupp üles ja lisa sinna soovitud kontod.