Automaatsed saldoteated
Saada ERPLY Books’iga automaatsed saldoteated ja maksemeenutused.
Selle seadistamiseks kirjuta pealehe otsingusse “Automaatsed saldoteated”. Avanenud moodulis saad täita järgnevad lahtrid:
- E-maili pealkiri – vastavalt sellele määratakse e-maili pealkiri. Ettevõtte nimi määratakse emaili lõppu automaatselt.
- Emaili sisu – html kujul e-maili sisu
- Näiteks: Tere!<br><br>Saadame saldoteatise<br><br>Heade soovidega
- Aruande tüüp – customerBalance (saldoteatis) või customerReminder (meeldetuletus)
- Üle tähtaja päevi – minimaalne päevade arv, mis peab olema arvel üle tähtaja
- kui kliendil on üks arve üle tähtaja, siis võetakse selle arve üle tähtaja olnud päevade arv
- kui kliendil on mitu arvet üle tähtaja, siis võetakse arve, mis on vähim päevi olnud üle tähtaja
- Päevi möödas viimasest saatmisest – saad määrata, milline peab olema ajavahemik, mille jooksul uusi teateid kliendile ei saadetaks. Näiteks kui saadad kliendile iga päev uue arve ja ta ei maksa neist ühtegi ära, siis ta saaks iga päev sama tekstiga uue meeldetuletuse. Sellises olukorras on mõistlik märkida “üle tähtaja päevade arv” vähemalt + 1 päeva ja klient ei saa iga päev uut meeldetuletust. See äärmiselt vajalik, kui soovid saata kliendile vähemalt kaks erisugust meeldetuletust.
- Lukusta kliente – jah, kui soovid ERPLY lao poolel kliente lukustada
- Min võlg – saab vältida kirja saatmist klientidele, kelle võlg on alla määratud summa
- Ära saada ettemaksuga klientidele – saab vältida kirja saatmist klientidele, kellel on nullist erinev ettemaks üleval. Juhul, kui ettemaksuga kliendil on üleval ka tasumata arveid, siis peaksid eelnevalt selle kliendi andmed korrastama, et programm talle meeldetuletuse saadaks.
Lisades antud moodulisse uue rea, kontrollib programm iga öö, kas peab saatma kellelegi automaatse meeldetuletuse – reeglid koostatakse pidevaks arvestuseks, mitte ei tehta seda korra kuus.
1. Maksemeenutuse automaatne saatmine
Automaatse maksemeenutuse lisamisel tuleb ”Aruande tüüp” lahtrisse lisada ”customerReminder”.
Näide: Soovid, et maksemeenutuse protsess oleks kolmeetapiline:
- Nädal üle tähtaja – meeldetuletus
- Kaks nädalat üle tähtaja – korduv meeldetuletus
- Kuu aega üle tähtaja – hoiatuskiri, teade ka mulle endale, et antud kliendiga tuleb tegeleda.
Pildilt on näha, et esimene kiri saadetakse välja, kui üle tähtaja päevi on 7. “Päevi mööda viimasest” 7 tähendab, et järgmist kirja ei saadeta enne, kui 7 päeva on möödunud viimasest saadetud kirjast. Kui klient pole võlga tasunud, siis saadetakse korduv meeldetuletus 15 päeval. Ja jällegi määratakse päevi mööda viimasest saatmisest 7 päeva. Viimane korduv meeldetuletus (hoiatuskiri) saadetakse 30 päeval. Siis lukustatakse ka klient ERPLY laos.
2. Saldoteatise automaatne saatmine
Kui soovid lisada automaatset saldoteatise saatmist, siis selle seadistamise põhimõte on sama, kuid Aruande tüübi lahtrisse tuleb lisada customerBalance.
Kui Sa ei soovi kliendile enam teavitusi saata, kirjuta pealehele “Kliendi atribuudid”. Avanenud moodulis vali klient ja nime lahtrisse kirjuta ATTRIBUTE_CUSTOMER_DONT_SEND_REMINDER ning salvesta. Sellega määratakse, et edaspidi ei saadeta antud kliendile enam teavitusi.
Kliendi nime kuvamine emaili pealkirjas või sisus
Automaatsetes maksemeenutustes ja saldoteatistes saab määrata pealkirja ja sisu juurde kliendi nime.
- Kui soovid, et automaatse maksemeenutuse või saldoteatise pealkirjas või sisus kuvatakse kliendi nimi, siis tuleb kumbagi lahtrisse lisada |CUSTOMER| ning see asendatakse kliendi nimega.
- Kui lisad pealkirja lahtrisse |NO_ORG_NAME|, siis organisatsiooni nimi eemaldatakse ja nime ei kuvata emaili teate pealkirjas (vastasel juhul on pealkirja lõpus alati saatja nimi)
Kuidas seadistada, et maksemeenutust saadetakse enne tähtpäeva?
Selleks, et maksemeenutust saadetaks näiteks 3 päeva varem enne uue arve välja saatmist, tuleb “Üle tähtaja päevi” lahtrisse lisada -3.
NB! Kui Sul on valitud “Komplekteeri ise” pakett, siis peavad olema hinnakirja alt (Sätted > Hinnakiri > Lisafeatuurid) valitud Saada e-mail, Automaatsed saldoteated ja Kliendi raport
